Como usar o gerenciamento de projetos no dia a dia

Como usar o gerenciamento de projetos no dia a dia

Como usar o gerenciamento de projetos no dia a dia

Como todo início de ano, separei um tempo para analisar tudo o que eu realizei no ano anterior e planejar o ano de 2015. O resultado não foi satisfatório, percebi que como Gerente de Projetos pouco gerenciei os meus projetos pessoais.

Iniciei muitos projetos mas conclui somente alguns. Isso me fez refletir sobre a falta de alinhamento entre o que eu queria e o que eu estava buscando. Nós gerentes de projetos somos contratados para gerenciar o caos, mas pouco de nós gerentes de projetos gerenciam sua vida pessoal da mesma forma em que gerenciam sua vida profissional, seja porquê não temos chefes/usuários cobrando resultados.

A vida é um projeto.

Pense nisso. O que é um projeto, um esforço temporário que produz um resultado? A nossa própria vida, e tudo o que realizar neles se encaixa nessa definição.

Essa percepção mudou completamente como eu enxergo a minha vida, as pessoas nela, e os resultados que precisa realizar.

E o melhor de tudo, vivemos em uma época em que uma enorme quantidade de informação está disponível para nos ajudar a gerenciar projetos de forma eficaz. Existem diversas técnicas como a do GTD.

Eu nunca fui uma pessoa de viver sem planejar o dia a dia, sempre fui orientado aos resultados, sendo impulsionado para realizar as diversas atividades e com o sentimento de que a Vida é finita. Se desejarmos realizar qualquer coisa, temos que ter a noção de só ganhamos quando aprendemos a realizar coisas de maneira oportuna, utilizando bem os recursos disponíveis, e caminhando cada vez mais rápido em busca do sucesso.

Como aplicar o gerenciamento de projetos na sua Vida
Problema: Encontrar um novo apartamento.
Você precisa de um novo apartamento para alugar para o próximo ano e isso não vai ser fácil. Você tem suas necessidades e precisam conhecê-las da melhor maneira possível. Veja como você pode usar técnicas de gerenciamento de projetos para realizar a sua caça apartamento:

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Pergunte a si mesmo perguntas e escreva as respostas – porque a documentação adequada é um pré-requisito para uma gestão eficaz do projeto.

Processos de Gestão de Projetos

  • Iniciando – O que exatamente você está procurando? Qual é o resultado esperado deste projecto?
  • Planejamento – Quais são as suas necessidades específicas? Você tem prioridades (must-have e agradável de se ter)? Como você vai fazer a busca para o apartamento perfeito? Quais ferramentas você vai usar? Quanto tempo você vai demorar?
  • Execução – Procure o apartamento. Faça chamadas. Navegue na internet. Configure visitas com os proprietários.
  • Monitoramento e Controle – A sua pesquisa não tão bem sucedido? De repente você encontrar-se com menos dinheiro e querem reduzir as suas expectativas? Cuidado com as deficiências e fazer as alterações necessárias.
  • Encerramento – Você encontrou com sucesso o apartamento dos seus sonhos (com um compromisso razoável entre escopo, custo e tempo). Tempo para marcar este projeto como ‘Done’ e comemorar. (Agora você precisará de um novo projeto de Reforma 🙂 ).

Áreas de Conhecimento

  • Integração – Como é que vai integrar todos os outros aspectos do seu projeto? Você documentar tudo? Ou fazer uma nota mental de tudo o que você acha que é importante?
  • Escopo – Quanto você precisa exatamente? São as suas expectativas definido em pedra ou que você se permite alguma flexibilidade? Por exemplo, não é absolutamente necessário uma banheira de hidromassagem no banheiro, ou deixe ao acaso?
  • Tempo – Quanto tempo você e pode fazer você pretende gastar em sua caça apartamento? Você dedicar algumas horas por semana? Você que você se dá mais tempo para recuperar o atraso se você ficar para trás seus planos?
  • Custo – Quanto você está disposto a gastar com a sua pesquisa? Você vai sair dirigindo e gastando combustível e tempo vale a pena?
  • Qualidade – Você quer um apartamento recém-reformado, ou pode fazer com qualquer lugar decente? Você quer apenas o melhor mobiliário?
  • Recursos Humanos – Como você gerencia as pessoas envolvidas neste projeto? Você desejar a ajuda dos seus amigos? Como você manter-se motivado para concluir a pesquisa?
  • Comunicação -Como você planeja para se comunicar com as outras pessoas envolvidas no projeto? Você vai enviar e-mail proprietários, ou chamá-los para expressar seu interesse em sua propriedade?
  • Risco – Sempre tenha um Plano B. E se você ficar sem dinheiro e ter de se contentar com um apartamento de qualidade inferior? Planeje-se para o inesperado e saber de antemão como você vai lidar com isso.
  • Aquisição – Como você vai adquirir o apartamento?  Você está satisfeito com os termos do contrato de locação, ou negociá-la?
  • Stakeholders – Como você gerencia as pessoas envolvidas no projeto? Você faz um churrasco com os amigos para apreciar a ajuda? Você vai ser mais agradável para cada proprietário que você se encontra, apenas para que eles obter uma boa impressão de você?

Conclusão de Como aplicar o gerenciamento de projetos na sua Vida

O gerenciamento de projetos pode fornecer um quadro para tomar uma abordagem estruturada para a resolução de problemas. Conceitos de gerenciamento de projetos que pode ser aplicado a praticamente qualquer coisa, independentemente da sua área de especialização. Há gerentes de projeto em quase todas as organizações, e conhecimento de gerenciamento de projetos irá ajudá-lo a trabalhar melhor com essas pessoas e compreender o seu próprio trabalho melhor.

Dito isto, gerenciamento de projetos como uma ferramenta irá ajudá-lo somente até certo ponto. Ele pode ajudá-lo a construir uma casa, ou a criação de um aplicativo de software, mas não vai ajudá-lo a encontrar o amor, compreender o sentido da vida, ou encontrar as chaves você perdeu no happy hour.

Fonte:http://infospace.ischool.syr.edu/2014/05/07/how-project-management-can-help-you-in-everyday-life/

Dicas para ser mais criativo

COMO SER CRIATIVO

Estava realizando uma pesquisa sobre criatividade, quando me deparei com o artigo seja criativo como Bethoven. Confira as dicas abaixo:

Criatividade não aparece em momentos eureka – é um processo, desenvolvido para trazer idéias abstratas de forma consistente no mundo tangível.

Para criativos, isso enfatiza a importância de rotinas.

Bits aleatórios de profunda inspiração são poucos e fugaz; trabalho consistente em seu ofício requer uma forma sustentável para desenvolver boas idéias em grandes.

Lembre-se das sábias palavras de Chuck Close: “Amadores sentar e esperar por inspiração, o resto de nós apenas mostrar-se e ir para o trabalho.”

Talvez uma das melhores maneiras de melhorar seus próprios processos é estudar os mestres. Graças aos livros como ” diárias Rituals “, o nosso desejo de ver o que” ir ao trabalho “, -, obtendo uma espiada rotinas regulares – foi completamente saciado.

Embora a saída desses gênios criativos às vezes é intimidante, como eles conduzem o seu trabalho é muitas vezes surpreendentemente fácil de se relacionar. Uma dessas pessoas que se inspiraram era Ludwig van Beethoven.

As madeiras são Lovely, Dark & ​​Profunda

Beethoven cumpriu suas promessas criativas, estrategicamente usando seu tempo para incubar ideias. Seu método favorito de pensar sobre as coisas? Longo, solitário caminha pelos vales com florestas de Viena.

Ele colocou uma grande importância neste tempo planejado para a reflexão e avaliação idéia. Parece que ele não estava sozinho; artesão notável em todo o mundo compartilham sentimentos semelhantes sobre a utilidade de dividir o dia com caminhadas.

Beethoven fui para uma caminhada vigorosa, depois do almoço, e ele sempre carregava um lápis e um par de folhas de papel no bolso, para gravar oportunidade pensamentos musicais.

Gustav Mahler seguiu quase a mesma rotina – que ele iria tomar uma de três ou quatro horas de caminhada após o almoço, parando para anotar idéias em seu caderno. Benjamin Britten disse que seus passeios à tarde eram “onde eu planejar o que eu vou escrever no próximo período na minha mesa.”

Recentemente, psicólogos deu um passo interessante (ou dois) em frente na compreensão dos benefícios criativos de curta – um estudo de Stanford foi capaz de mostrar que a caminhada assuntos ajudaram a produzir mais idéias novas e reforçadas pensamento criativo durante a caminhada e imediatamente depois, em comparação com sentado.

Como o título do estudo aponta para que humoristicamente fora, a pé pode ser o ingrediente que faltava para dar consistentemente suas novas idéias algumas pernas. Existem algumas razões para que a caminhada é verdadeiramente útil para o processo criativo:

1. O fato de que a caminhada é o exercício. Foi bem estabelecido que o exercício é benéfico para pensar criativamente. A chave parece ser que o exercício melhora o humor de forma consistente, e mais estudos sobre criatividade mostram que trabalhar durante um estado de espírito forte (especialmente um clima positivo) resultará em idéias mais inovadoras. Embora a caminhada não é árdua, é certamente melhor do que ser curvado em uma cadeira.

2. Permitir tempo para re-conceituar. Observe como Beethoven e outros usaram suas caminhadas como pausas. Eles não começar o dia com incubação, que incluiu a quebrar uma sessão de trabalho anterior onde já tinha colocado pensou em um projeto. Momentos Eureka permanecerá ilusório se o trabalho não for feito primeiro : “Em geral, a criatividade parece vir quando a introspecção é combinada com o árduo trabalho de processamento analítico.”

3. Uma separação de estímulos. O uso de controle de estímulos para mudar o comportamento não é nada novo (muitas vezes usado pelo Dr. BJ Fogg, discutido aqui ). Mas e se uma associação estrita de estímulos externo poderia ajudar com criatividade? Caminhadas ajudam a criar divisão entre um ambiente de trabalho e um ambiente de pensamento – engajar-se em ambos em sua mesa torna-se um local nebuloso onde muitas coisas acontecem ao mesmo tempo.

Em particular, o segundo e terceiro pontos merecem uma investigação mais aprofundada. Vamos começar com o motivo da separação de inspiração e execução parece ser uma parte necessária do processo criativo.

Absorver Estado contra Estado Synthesis

Dada a natureza muitas vezes lamacento de criatividade, é um eufemismo para dizer que eu apreciei muito o prático, o conselho terra-a-terra de Harvard psicólogo Dr. Shelly Carson.

Em seu livro ” O Cérebro Criativo “, o Dr. Carson destaca a importância do uso de limites estritos entre o Estado absorver (receber e avaliar as informações) e seu estado de síntese (quando você executa em suas idéias). Sua pesquisa levou-a a acreditar que este é, potencialmente, o maior obstáculo a ser consistentemente criativo:

Todo mundo tem um built-in sistema de censura em seus cérebros que filtra os pensamentos, imagens e memórias, e os estímulos do mundo exterior antes de chegarem à consciência.

Aprender a soltar-se este sistema de filtragem mental para permitir que mais ideias inovadoras e estímulos em consciência é um dos maiores desafios para as pessoas que não pensam em si mesmos como criativo.

Ela publicou pesquisa que mostra como aqueles capazes de grandes realizações criativas são beneficiados a partir de uma “inibição latente” inferior – eles são menos propensos a ignorar estímulos aparentemente irrelevantes. Eles absorvem o que os outros seria filtrar; enquanto a maioria das pessoas vê um carrinho de mão vermelho, algumas pessoas vêem um carrinho de mão Vermelho .

Dito de outra forma, o Estado absorver é quando você está aberto (pensamento lúdico) a novas idéias, eo estado de síntese é quando você está fechado (raciocínio lógico), a fim de executar. Criando uma fronteira clara faz com que seu processo criativo mais consistente, permitindo que você programe um sistema em torno de criar em vez de depender do acaso.

Observe como esta intimamente relacionada com a divisão que a caminhada cria. Alguém poderia argumentar que uma caminhada regular, através de bosques de Viena era hora preferida de Beethoven a estar aberto a novas idéias; sua hora marcada para um estado de absorver ir livremente no buraco do coelho.

Andar separa esses dois estados do processo criativo. Ele permite que o tempo de expandir o que você já trabalhou, e remove-lo do trabalho para que você possa pensar com clareza.

Para o leigo, isso cria um argumento convincente de que tentar forçar todo o processo ocorra em sua mesa é um erro – que separa o trabalho de consumo + de incubação torna-se muito mais fácil quando os locais são diferentes.

Talvez seja hora de sair de sua mesa e fazer o seu melhor pensamento em outro lugar.

Não terminar o seu dia vazio

Antes de começar uma investigação profunda sobre o pensamento criativo, era meu hábito pessoal para tentar sempre para terminar o dia “vazio”. Gostaria de tentar ativamente para esgotar qualquer projeto onde eu estava fazendo progresso.

Para minha surpresa, alguns escritores como Ernest Hemingway ardentemente discordar com isso, oferecendo conselhos contrários ao invés nunca terminar o seu dia vazio:

Eu já tinha aprendido a nunca esvaziar o bem da minha escrita, mas sempre de parar quando ainda havia alguma coisa lá na parte profunda do poço, e deixá-lo à noite recarga das nascentes que alimentavam-lo.

Parando enquanto você ainda tem algo a dizer permite que você comece no dia seguinte sabendo exatamente por onde começar.

Interessante como esta todos os laços em ritual de fechamento de Hemingway. Com a tarefa do dia seguinte já definido, Hemingway poderia fazer um trabalho significativo, logo que ele se levantou; como se walker, isso também fez a sua tarde mais tarde anda por todo o mais eficaz.

Muitos estudos argumentam que não estruturadas “sonhar acordado” não é tão importante para a criatividade como se poderia pensar; pensamento inconsciente só pode realmente ser de alguma ajuda quando se tem muitas informações para incubar (em outras palavras, se você já trabalhou no problema extensivamente).

Se você se lembrar de Beethoven e outros horários, a maioria não começar o dia com a incubação , a maioria preferiu começar com o trabalho, assim como Hemingway.

Talvez não terminar o seu dia completamente vazio pode aliviá-lo de “o que eu trabalho?” Estresse na parte da manhã. Você também será capaz de começar o dia fazendo o trabalho necessário para chegar a inspiração.

Pare antes que você está vazio, definir suas metas na noite anterior, e passo longe dos problemas do meio-dia com uma caminhada contemplativa – não pode transformá-lo em um escritor famoso, mas veja se ele não ajuda com o seu processo criativo.

Getting Your Ideas para o mundo

Uma lição adicional eu saí com através explorar este tema foi o lembrete que a criatividade não é nada sem criação.

Idéias, neste sentido, são mais como desejos. Eles idealmente resultar em uma saída criativa, mas a menos que você pode executar que permanecerá para sempre algo que “poderia ter sido”, agora relegado para a miríade de outras coisas presas em sua cabeça.

O que uso é a inspiração se nunca se manifesta em arte? Qual é o ponto de uma estratégia pensada se nunca é aplicada? Para que servem os conhecimentos científicos, se não forem concretizados e publicado?

Lembre-se de otimizar a ambas as partes do processo criativo; momentos eureka que se dane, você precisa de uma maneira confiável para pensar suas melhores idéias através de e executá-los.

Criar é difícil, mas se você deixá-lo, sua rotina pode se tornar um forte aliado na luta para transformar de forma consistente uma tela em branco em algo significativo.

Como ser criativo
Fonte: http://www.businessinsider.com/beethovens-creative-strategy-2014-7
Read more: http://www.sparringmind.com/creative-ideas/#ixzz37UUM7oLy

GTD – Em 5 Passos

Comecei a utilizar o GTD há uns 5 anos, desde então venho estudado muito o assunto. Hoje vou mostrar um fluxo com 5 passos que utilizo.

GTD é a sigla para Getting Things Done, que foi criada pelo David Allen. A idéia é bastante simples e relativamente fácil de implantar e manter.

 

Cito abaixo um trecho retirado do livro do David Allen sobre os 05 passos.

“Não é um obstáculo, mas sim 5 obstáculos encadeados. As pessoas mantêm coisas em suas cabeças. Elas não decidem o que precisam fazer sobre coisas que elas sabem que terão que fazer algo a respeito. Elas não organizam lembretes de ações e material de apoio em categorias funcionais. Elas não mantêm nem analisam uma lista completa e objetiva de seus compromissos. Ai elas desperdiçam energia e se desgastam, deixando suas atividades serem conduzidas pelo que for mais recente e estridente, esperando que seja a coisa certa a fazer mas sem nunca ter o alívio da certeza.”

 

“Não há nada tão fácil mas que se torne difícil quando você o faz de maneira relutante.”

 

gtd

 

 

1 – COLETA

– Capture tudo e qualquer coisa que tenha sua atenção em “caixa” (sua caixa de entrada, emails, anotações, correio de voz etc.), a fim de retirá-los da sua memória de curto prazo.

– Tenha tão pouco coletores quanto possível, mas tantos quantos forem necessários.

– Esvazie-os regularmente, processando-os e organizando.

– Não passe para o próximo passo até concluir este.

 

2 – PROCESSAMENTO

– Processe os itens coletados (decida sobre os itens coletados).

– Se não for acionável, priorize ele, “apanhe-o”para uma possível ação posterior ou arquive-o como referência.

– Se for acionável, decida a ação física a ser tomada logo a seguir, a qual será feita por você. (ATENÇÃO se demorar menos de dois minutos), delegue (e rastreie-o em uma lista de espera) ou defira (coloque-o em uma lista de lembrete de ação ou em uma pasta de ação). Se uma ação não for suficiente para fechar o laço, então identifique o compromisso como um projeto e coloque-o em uma lista de lembretes de projetos.

 

3 – ORGANIZAÇÃO

– Agrupe os resultados do processamento de seus inputs apropriadamente nas categorias. (04 categorias chave):

1) Projetos (projetos que você se comprometeu a concluir).

2) Calendário (ações que devem ocorrer em um dia específico ou em uma hora especifica).

3) Próximas Ações (ações a ser feitas assim que possível).

4) Na espera (projetos e ações que supostamente outras pessoas farão e com as quais você se importa).

– Adicione subcategorias a essas listas se isso facilitar sua utilização. (Costumo utilizar @Telefone, @Email, @Rua, @Carro).

– Mantenha arquivos de informações de apoio para projetos conforme necessário (pode ser mantidos em um sistema de referência ou em uma área pendente). No meu caso eu utilizo uma pasta no Desktop sincronizada no Dropbox e uma pasta física de arquivo morto.

 

4 – REVISÃO

– Revise calendário e as listas de ações diariamente.

– Conduza uma revisão semanal personalizada para limpeza, atualização, manutenção e adiamento de seus sistemas. (Costumo realizar a revisão semanal no domingo).

 

5 – FAZER

– Faça escolhas sobre suas ações com base no que você pode fazer, em quanto tempo você dispõe.

– Mantenha flexível por meio de um sistema de lembrete de ação para a “vida toda”, sempre acessível para revisão, confiando em sua intuição na tomada de decisão momento a momento.

Revisite e calibre novamente seus compromissos em intervalos apropriados para os variados níveis de sua vida profissional e pessoal:

– Descontrolado – projetos atuais (diariamente)

– 10 mil pés – projetos atuais (semanalmente)

– 20 mil pés – responsabilidades atuais (mensalmente)

– 30 mil pés – metas de um a dois anos (trimestralmente)

– 40 mil pés – metas para os próximos três a cinco anos (anualmente)

– 50 mil pés – carreira, estilo de vida (anualmente)

Que tal Gerenciar o seu foco ao invés do seu tempo?

Gerenciar o seu foco ao invés do seu tempo?

Pomodoro2

 

Hoje em dia é comum você ouvir das pessoas que as atividades estão sempre atrasadas.

Algumas delas utilizam diversas ferramentas para tentar controlar suas tarefas, mas acabam se perdendo no meio de tantas ferramentas. Com a utilização do Iphone/IPad as coisas ficaram ainda mais fáceis para você se perder, digo isto pois existem centenas de aplicações que vendem a  idéia de controlar as atividades.

Será que apenas instalar uma ferramenta de controle de tempo é a melhor forma de resolver o problema?

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Como organizar desktop?

Como organizar o desktop é uma pergunta que muitos usuários se perguntam. Hoje em dia é cada vez mais comum utilizarmos o desktop como repositório para os nossos arquivos.

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Como mencionei no outro post, tenho o costume de ir salvando os arquivos em meu desktop e quando me dou conta os ícones dos arquivos já dominaram toda a tela, chegou ao ponto de copiar alguns dos ícones para um pasta, para somente depois guardá-los no local correto. Aproveitando o tempo livre parti em busca de alguns artigos “Como organizar desktop”.

Cada um possui uma metodologia para se organizar, alguns utilizam pastas de forma hierárquica e outros simplesmente salvão seus arquivos na pasta meus documentos, não importando se o arquivo é imagem, texto, planilha eletrônica ou arquivo pdf.

Quando estou no Mac costumo salvar os arquivos com tag, para que depois consiga facilmente localizá-los através do Spotlight.
Recentemente em um grupo de organização (GTD) foi recomendado o Stardock Fences, ele cria um “cercadinho virtual transparente” onde você pode inserir alguns ícones e nomeá-lo.
Confira as imagens abaixo e o video abaixo.